Transcript
Hieronder is een net gemaakte versie van het transcript van de Showcase met NoukStyle
Introductie
Welkom bij deze korte presentatie over virtueel assistenten en PNL. Vandaag gaan we veel laten zien over wat we kunnen doen en hoe we jou verder kunnen helpen. Maar eerst, het is leuk om even met jou te praten over wie je bent en wat je doet, alsook welke impact je in de wereld maakt. Daarna kijken we verder.
Voorstellen van Nouk
Dankjewel. Mijn naam is inderdaad Anouk. Ik ben een haar- en make-up stylist, gespecialiseerd in bruidsstyling. Naast bruidsstyling neem ik ook veel andere opdrachten aan. Mijn visie is dat iedereen mooi is zoals hij of zij is. Ik ben goed met haar en make-up, maar ik zorg ervoor dat er geen masker op zit. Wanneer iemand in de spiegel kijkt, moet hij of zij nog steeds zichzelf zien, maar dan als de mooiste en meest krachtige versie van zichzelf.
Over Virtueel Assistenten
Virtueel Assistenten is dit jaar ontstaan nadat ik al mijn websiteklanten vroeg wat we nog meer voor hen konden doen. Veel mensen gaven aan dat ze allerlei kleine taken hadden die ze graag uit handen zouden geven. Daarom hebben we een team van virtueel assistenten, zoals Laila en Nui, samengesteld om aan deze behoeften te voldoen.
Over NoukStyle
Ik run NoukStyle al 10 of 11 jaar. Het heeft even geduurd voordat het een succes werd. Ik heb ook als persoon moeten groeien om de waarde die ik bied te kunnen waarderen. In 2017 had ik een erg druk jaar, maar dat vertaalde zich niet in financieel succes omdat ik alles weggaf. Sindsdien heb ik mijn werkwijze aangepast en ben ik zowel letterlijk als figuurlijk gaan groeien.
Specialisatie en Werkwijze
Mijn specialisatie ligt bij bruiloften. Ik ben gestopt met het knippen van haar net voor de uitbraak van COVID-19, hoewel ik het nog steeds sporadisch doe, vooral als service tijdens bruiloften. Over het algemeen focus ik me op datgene wat ik echt wil doen.
Zomers en Locaties
In de zomer ben ik vooral druk met bruiloften. Ik werk het liefst op zo veel mogelijk verschillende locaties, of dat nu dichtbij of ver weg is. Het meeste van mijn werk is echter in Nederland. Wat ik vooral leuk vind, is om nieuwe locaties en mensen te ontmoeten en samen met een team iets geweldigs neer te zetten.
Ik hoop dat dit de tekst meer leesbaar en begrijpelijk maakt! Laat me weten als je meer delen van het transcript hebt die je wilt omzetten.
Ervaring en Teamwerk
Ik ken de vaardigheden van mijn collega’s heel goed. Sommigen zijn ervarener dan anderen, maar ik weet precies wie wat kan en wie waar ondersteuning nodig heeft. Veel van mijn collega’s vinden het fijn om met me mee te gaan en van me te leren. Ze helpen me door taken zoals het begeleiden van bruiloftsgasten op zich te nemen, zodat ik me volledig kan focussen op mijn eigen taken.
Verschillende Rollen op een Bruiloft
Tijdens een bruiloft ben ik niet alleen bezig met haar en make-up; je krijgt er eigenlijk een soort extra ceremoniemeester bij. Ik heb veel ervaring en raak niet snel gestrest. Als een familielid stress heeft, dan spring ik bij. Ik bied ook mentale ondersteuning aan kinderen en help soms met de styling. Mijn belangrijkste taak is echter het ontzorgen van de bruid. Ik zorg ervoor dat ze er gedurende de hele dag perfect uitziet, zelfs tijdens emotionele momenten.
Ondernemerschap en Delegatie
Ik run mijn bedrijf niet meer helemaal alleen. Een van mijn eerste investeringen was in een boekhouder, die toevallig ook een oud-cliënt van me is. Daarnaast heb ik iemand die mijn social media beheert. We hebben maandelijkse gesprekken over de focus en strategie. Ik vind het leuk om de Instagram Stories zelf te doen omdat het authentieker is. Over het algemeen heb ik een mooi team om me heen verzameld.
Verschillende Vormen van Ondersteuning
Er zijn veel mensen die verschillende dingen voor me doen, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Ik kan veel dingen zelf doen, maar als het niet mijn favoriete taak is, dan geef ik het graag uit handen.
Automatisering vs Delegatie
Het gaat niet alleen om delegeren; soms is automatiseren ook belangrijk voor effectief werken.
Nouks tablet
Ik had eerst een heleboel fysieke notitieboekjes waarin ik van alles schreef. Het probleem was dat ik vaak het verkeerde boekje bij me had of met een tas vol boekjes rondliep. Nu gebruik ik een digitaal tablet voor mijn aantekeningen. Het grote voordeel hiervan is dat ik alles op één plek heb en eenvoudig kan versturen. Het bespaart me ook veel tijd.
Ontmoet Nhu Y
Mijn naam is Nhu Y, en ik ben 28 jaar oud. Sinds de oprichting van Virtual Assistent werk ik samen met Max en Lilla. Ik ondersteun met allerlei taken zoals het maken van klantenkaarten, websiteonderhoud, en het uitvoeren van administratieve taken zoals het sturen van facturen. Buiten dit werk om heb ik een winkel waar ik sieraden verkoop. Dit geeft me een mooie balans in mijn werkzaamheden. In mijn vrije tijd hou ik van reizen, verschillende culturen ontdekken, en persoonlijke ontwikkeling.
Demo klantenkaarten: Toelichting Nouk
Ik ga jullie laten zien hoe het proces werkt als iemand bij ons een klantenkaart aanvraagt. Nouk, zou je even je tablet kunnen laten zien? Ja, Nouk heeft deze klantenkaart gemaakt op haar tablet.
Werkproces Nouk
Wanneer iemand een aanvraag doet, plan ik een kennismakingsgesprek in. Dit proces heb ik geautomatiseerd met Calendly, dus daar hoef ik verder niet naar om te kijken. Tijdens het gesprek stel ik een aantal vaste vragen om erachter te komen wie de klant is en wat ze precies zoeken. Vooraf weet ik al of ik beschikbaar ben voor de gevraagde datum om zo efficiënt mogelijk te werken. Voor het jaar 2023 ben ik al nagenoeg volgeboekt, maar er is nog ruimte voor een leuke buitenlandse bruiloft.
Werkproces en Planning
Ik voeg alle aantekeningen toe aan het systeem om bij te houden waar we staan in het proces. In dit geval heb ik de bevestiging verzonden en reserveringskosten voor de datum ontvangen. De volgende stap is dan om te controleren of de betaling van die factuur binnen is, zodat de datum definitief vastgelegd is.
De volgende stap, als ik dat nog niet gedaan heb, is het plannen van een proefsessie. Ik gebruik Trello om dit allemaal bij te houden en te koppelen aan mijn agenda. Op die manier krijg ik meldingen wanneer er iets moet gebeuren.
Nhu Y legt uit in detail
Ik open de aantekeningen van Noek op mijn Remarkable tablet, download deze en voeg de gegevens toe aan een lijst. Ik geef aan dat de bevestiging is verzonden en plan vervolgens een datum voor administratie. Deze informatie wordt allemaal toegevoegd aan de klantenkaart in Trello.
Nouk laat agenda zien
In mijn agenda zie je verschillende klantenkaarten die ik moet opvolgen. Als ik een taak mis, wordt deze in het rood weergegeven in Trello, zodat ik weet dat er actie ondernomen moet worden.
Marketing en Nieuwsbrieven
Wat betreft marketing lever ik waardevolle content voor aanstaande bruiden en bruidegommen. Ze kunnen dit vinden via mijn social media en downloaden van mijn website. Vanaf dat moment onderhoud ik via e-mail contact met hen. Ik geef mensen de tijd om alles goed te lezen en zich voor te bereiden, dus ik heb een vrij ontspannen aanpak in de communicatie.
E-mail Frequentie en Aanpak
Het moment dat ik me ergens voor inschrijf en binnen een week zeven e-mails ontvang, is het waarschijnlijk zo dat ik me na twee dagen alweer heb uitgeschreven. Ik wil die ervaring zeker niet meegeven aan de mensen die bij mij een aanvraag doen.
Technische Ondersteuning
Eigenlijk kun je veel van deze dingen inmiddels zelf doen. Ik help je vaak met eenmalige technische zaken. Na deze laatste mail weet je gewoon hoe het werkt en kun je het zelfstandig. Dus het is prima om eenmalig hulp te vragen.
Opzet E-mail Systeem
Laten we eens kijken naar je e-mailsysteem. Mensen die zich via je website aanmelden voor je e-book ontvangen direct een e-mail. Vier dagen later volgt er een follow-up mail. We zullen nu een nieuwe e-mail toevoegen die ook vier dagen na de vorige wordt verstuurd.
Inhoud van de E-mails
Je had me al een mail gestuurd met hoe je wilt dat deze eruit ziet. We hebben veel voorbeelden waar we inspiratie uit kunnen halen. Alles staat goed ingesteld en je kunt de resultaten volgen in Google Analytics.
Aanpassingen en Details
Bij ‘Noek Sel’ moet de ‘S’ nog met een hoofdletter. Dat passen we direct aan. Verder willen we dat de persoonlijke naam van de ontvanger wordt ingevoerd, in plaats van een placeholder zoals ‘voornaam’.
Knop voor Calendly Link
Je gaf aan dat je graag een knop wilt voor de Calendly-link, in plaats van gewoon de tekst “Download jouw e-book”. Dat kunnen we uiteraard doen. We kunnen de knop “Plan hier jouw kennismaking” noemen en deze in dezelfde stijl houden.
Afronding
Alles lijkt in orde. We maken de aanpassingen en slaan alles op.
Algemene Discussie over E-mailmarketing
“We hadden het de vorige keer niet zo goed gedaan met die Nuk Style. Ik heb het nu opgeslagen, maar de software onthoudt het om een of andere reden niet altijd, dus laten we daar alert op blijven. Toch is het fijn om te zien dat het e-book veel wordt gedownload en dat de e-mails veel worden geopend. Ik ben benieuwd naar de reacties die je hierop gaat krijgen. In de afgelopen vier dagen hebben al zeven mensen de eerste e-mail ontvangen.”
“Ik specialiseer me eigenlijk in de meer technische aspecten zoals websites en e-mailautomatisering. Als ik daarbij kan helpen, doe ik dat met alle liefde. Heb je nog iets wat je hierover wilt zeggen?”
“Persoonlijk vind ik het heel prettig dat ik niet elke dag op e-mails hoef te reageren. Dat geeft me veel rust en ruimte. Ik raad dit dan ook zeker aan anderen aan.”
Pinterest Presentatie door Laila
Laila is bezig om je presentatie op Pinterest volledig aan te passen. Je had daar al enkele honderden volgers voordat Laila begon, dus je had al een naam opgebouwd zonder daar echt actief te zijn. Laila, wil jij jezelf even kort voorstellen?
Laila stelt zich voor
Ik ben Laila, 30 jaar oud en sinds een jaar moeder van een heel leuk zoontje, Malik. Ik ben altijd maatschappelijk werker geweest en heb met vluchtelingen gewerkt. Maar als hobby ben ik de influencer-wereld ingerold, zo’n tien jaar geleden. Ik werkte samen met Hunkemöller en was een van hun eerste ambassadrices. Dat was echt een leuke tijd. Toen ik maatschappelijk werker werd, nam dit wat af. Maar toen ik moeder werd, was dit niet meer goed te combineren vanwege het hoge risico. Max kwam toen met een mooi voorstel om mijn creatieve kant weer aan te wakkeren en zo ben ik bij virtueel assistenten terechtgekomen. Nu ben ik vooral de social media planner voor verschillende klanten.
Elke klant is verschillend, maar het is mooi om te zien hoe dit uiteindelijk mooi samenkomt. Ik ben ook bezig met Pinterest, wat ik nog moest verkennen, maar dat maakt het juist extra leuk.
Contentplan Pinterest
Wat te verwachten?
Dit is het sociale mediaplan dat ik heb gemaakt in Canva. Het plan bevat een overzicht van wat je van mij kunt verwachten. Dat betreft het plaatsen van een bepaald aantal pins per week, het actief houden van alle Pinterest-borden en het gebruiken van zoekwoorden om de content optimaal vindbaar te maken.
Wat ik van jou nodig heb
Om dit plan uit te voeren, heb ik toegang nodig tot de foto’s. Gelukkig heb ik die al in de drive staan. Je hebt ook veel bruikbare informatie op je website en een aantrekkelijke Instagram-pagina die we eventueel kunnen koppelen aan Pinterest.
Pin types: Pin en Ideepin
Ik heb gekeken naar hoe we jouw content het best kunnen weergeven. Er zijn verschillende soorten pins, waaronder de standaard pin en de Ideepin. De Ideepin kan bijvoorbeeld een video of foto met begeleidende tekst zijn, terwijl een standaard pin een link van de website of een andere pagina is.
Mijn voorstel
Ik stel voor om Pinterest-borden te creëren die jouw stijl uitstralen. Elk bord zal een combinatie zijn van pins van Pinterest zelf en jouw eigen werk. Ik vind het ook belangrijk dat iemand in één oogopslag kan zien wat jouw stijl is, dus ik heb eigen borden hiervoor aangemaakt.
Vervolgacties
We hebben nog niet besproken hoeveel pins we per week gaan plaatsen, maar ik ben uitgegaan van drie per week als startpunt. Dat kunnen we nog aanpassen. Ik heb al twaalf foto’s uitgezocht die we komende maand kunnen gebruiken.
Afsluiting en meer informatie
Dit is slechts een greep uit de mogelijkheden die we bieden. Ik ben blij dat je openstaat voor deze samenwerking als een soort ‘showcase’. Je hebt al veel mooi materiaal, dus ik denk dat het vrij eenvoudig zal zijn om dit plan uit te voeren.
Belangrijke punten
We moeten nog details bespreken zoals het gebruik van watermerken en credits op alle foto’s. Ook moeten we de zoekwoorden afstemmen die we gaan gebruiken in de beschrijvingen.
Als je meer wilt weten, kun je ons vinden op Instagram en LinkedIn onder de naam ‘Virtual Assistenten’.
